Przytłoczeni informacjami, łatwo możemy popaść w panikę, a co za tym idzie, znacznie obniżyć swoją efektywność poprzez marnowanie czasu na niepotrzebne powtarzanie tych samych czynności.
Łatwo jest więc sobie wyobrazić, z jakimi wyzwaniami zmaga się osoba przeprowadzająca rekrutację, która w grafiku musi uwzględnić nie tylko swoje kolejne zadania, ale też zapanować nad napływającymi zgłoszeniami i logistycznie rozplanować spotkania. Jakimi narzędziami powinna się posługiwać? I czy uniknięcie chaosu w ogóle jest możliwe?
Dobór metody organizacji danych zależy głównie od charakteru osoby zajmującej się ich sortowaniem, ale nie można zapomnieć o tym, że często jest ona ograniczona poprzez niewielką ilość narzędzi dostarczanych przez firmę, albo też odwrotnie - zmuszona prezentować wyniki w narzucony sposób, niekoniecznie odpowiadający jej preferencjom. Coraz mniejsze zastosowanie przy przeprowadzaniu rekrutacji mają tradycyjne notatniki czy kalendarze, gdyż generalnie zostały one wyparte przez wszechobecną technologię. Część rekruterów przyznaje się jednak, że woli przechowywać informacje także w wersji papierowej, dla większego bezpieczeństwa. Naprzeciw tym obawom wychodzą platformy internetowe na bieżąco zapisujące wszystkie wprowadzane informacje w chmurze. Jeszcze parę lat temu wadą wirtualnego dysku była konieczność ciągłego dostępu do internetu, jednak obecnie punktów dostępu do sieci bezprzewodowej jest tak wiele, że tę cechę przestaje się klasyfikować jako szczególnie istotne utrudnienie.
Jak w takim razie można wykorzystywać technologię do usprawnienia pracy? Sposoby wprowadzania danych offline, choćby przy pomocy podstawowych programów oferowanych przez Microsoft Corporation, są na tyle powszechne, że nie trzeba ich wyjaśniać. Inaczej wygląda sprawa, gdy większość komunikacji z kandydatami odbywa się przez internet.
Generalnie rekrutację drogą elektroniczną można podzielić na dwa typy: podstawową i zaawansowaną. Podstawowa polega na fizycznym zamieszczaniu ogłoszeń na przeznaczonych temu portalach. W treści podany jest adres mailowy i wymagania dotyczące tego, co kandydat powinien przesłać firmie, starając się o dane stanowisko. Zaawansowana forma poszukiwania pracowników przez internet związana jest z korzystaniem z platformy dedykowanej rekrutacji. Takie narzędzie pozwala na wygenerowania linków do formularza rekrutacyjnego, wklejanego następnie w ogłoszeniach. Staje się ona coraz bardziej popularna wśród rekruterów.
Korzystanie z takiej platformy stanowi duże udogodnienie ze względu na wielość oferowanych opcji, która to zazwyczaj zależna jest od pakietu, z jakiego korzysta firma. Wśród nich można wyróżnić choćby gromadzenie informacji na temat tego, przez jaką stronę kandydat znalazł ogłoszenie. Dzięki wypełnionemu formularzowi, rekruter często jest zwolniony z konieczności przepisywania danych osobowych z CV do odrębnego dokumentu, gdyż otrzymuje je w postaci już wypełnionej bazy - podpowiada Weronika Sierant, HR Manager w firmie Smart MBC.
Maleje tym samym ryzyko pominięcia zgłoszenia przez nieuwagę lub błąd programu pocztowego. Zazwyczaj narzędzie powiązane jest też z kalendarzem, dzięki czemu nie istnieje możliwość pomyłkowego umówienia dwóch spotkań na tę samą godzinę. Taki system przyspiesza selekcję aplikacji, usprawnia komunikację z kandydatem i znacznie ułatwia zarządzanie kilkoma procesami rekrutacji jednocześnie.
Na co powinno się więc zwracać uwagę, poszukując najlepszego narzędzia usprawniającego segregowanie danych? Przede wszystkim na oferowane opcje i intuicyjność. Czas przeznaczony na opanowanie obsługi nowej technologii nie jest czasem zmarnowanym, o ile będziemy w stanie przystosować się na tyle, by później bezproblemowo jej używać. Nie należy też z góry wydawać surowej opinii na temat funkcjonalności, nawet jeśli z początku nie jesteśmy przekonani, czy wszystkie opcje będą dla nas użyteczne. Z czasem część z nich może się okazać bardzo przydatna, jeśli tylko damy im szansę. Pewnym jest za to fakt, że w tym nieustającym wyścigu technologicznym najlepiej wypadają ci, którzy nie boją się próbować.
